Ustalenie zakresu wiedzy
Określamy, jakich obszarów ma dotyczyć źródło, kto z niego korzysta i które materiały są obowiązujące.
Rezultat etapu: Zamknięta lista materiałów wejściowych i ich właścicieli.
Proces
Zarządzanie wiedzą
Od rozproszonych informacji do dostępnej wiedzy
Procedury, instrukcje i dokumentacja przestają być zbiorem plików w wielu miejscach, a stają się uporządkowanym źródłem, z którego zespół korzysta na bieżąco i którego zakres jest kontrolowany.
- Punkt wejścia
- Zespół powtarza te same pytania albo pracuje na różnych wersjach tych samych procedur.
- Jednostka pracy
- obszar wiedzy organizacji wraz z zestawem materiałów źródłowych
- Stan końcowy
- Działające źródło wiedzy z ustalonym zakresem, właścicielem i trybem aktualizacji.
Wejście i rezultat
Od materiału wejściowego do rezultatu.
Proces ma jeden punkt wejścia i jeden stan końcowy — pomiędzy nimi widać, co jest kontrolowane i co powstaje.
Dane wejściowe
- procedury, instrukcje i regulaminy
- dokumentacja projektowa i produktowa
- materiały szkoleniowe i wewnętrzne opracowania
Kontrolowane przetwarzanie
- zakres wiedzy dostępnej dla poszczególnych grup użytkowników
- wskazanie dokumentu źródłowego przy odpowiedzi
- zasady postępowania, gdy materiały nie zawierają odpowiedzi
- tryb wycofywania materiałów nieaktualnych
Rezultat
- uporządkowane źródło wiedzy o znanym zakresie
- odpowiedzi oparte na wskazanych dokumentach źródłowych
- lista rozbieżności i materiałów wymagających aktualizacji
Przebieg procesu
Każdy etap kończy się sprawdzalnym efektem.
Etapy opisują drogę od zgłoszenia do rezultatu. Zakres można ustawić na jednym z nich i rozszerzać go dopiero wtedy, gdy poprzedni działa.
Porozmawiaj o zastosowaniuUporządkowanie materiałów
Dokumenty w różnych formatach trafiają do jednego kontrolowanego zbioru wraz z informacją o ich pochodzeniu.
Rezultat etapu: Jedno miejsce zamiast materiałów rozproszonych po folderach.
Ustalenie zasad odpowiadania
Definiujemy zakres dopuszczalnych odpowiedzi, sposób wskazywania źródła i sytuacje, w których odpowiedź wymaga człowieka.
Rezultat etapu: Zasady zgodne ze standardami organizacji, a nie ustawienia domyślne.
Weryfikacja spójności
Przeglądamy zbiór pod kątem zapisów sprzecznych i nieaktualnych, zanim zaczną trafiać do odpowiedzi.
Rezultat etapu: Lista rozbieżności skierowana do właścicieli treści.
Utrzymanie i aktualizacja
Ustalamy, kto i kiedy aktualizuje materiały oraz jak zmiana źródła przekłada się na udzielane odpowiedzi.
Rezultat etapu: Źródło wiedzy z właścicielem i trybem przeglądu.
Następny krok
Sprawdź, jak ten proces może działać w Twojej organizacji.
Porozmawiamy o zakresie, danych, integracjach i wymaganiach bezpieczeństwa.