Przygotowanie i zgoda uczestników
Ustalamy podstawę rejestrowania rozmowy i informujemy uczestników; spotkanie bez zapisu pozostaje możliwe.
Rezultat etapu: Rejestrowanie odbywa się na znanych i zaakceptowanych zasadach.
Proces
Obsługa spotkań
Od rozmowy do ustaleń i zadań
Rozmowa przestaje kończyć się na nagraniu i pamięci uczestników. Powstaje zapis, uzgodnione ustalenia oraz zadania z właścicielami, dostępne także dla osób nieobecnych.
- Punkt wejścia
- Spotkanie kończy się ustaleniami, które trzeba utrwalić i przekazać do realizacji.
- Jednostka pracy
- pojedyncze spotkanie lub cykl spotkań zespołu
- Stan końcowy
- Zaakceptowane ustalenia i lista zadań z właścicielami, dostępne dla uprawnionych.
Wejście i rezultat
Od materiału wejściowego do rezultatu.
Proces ma jeden punkt wejścia i jeden stan końcowy — pomiędzy nimi widać, co jest kontrolowane i co powstaje.
Dane wejściowe
- nagranie spotkania lub rozmowa prowadzona na żywo
- importowane pliki audio
- kontekst spotkania: cel, uczestnicy, wcześniejsze ustalenia
Kontrolowane przetwarzanie
- podstawa rejestrowania rozmowy i poinformowanie uczestników
- możliwość przeprowadzenia spotkania bez zapisu
- zakres dostępu do transkrypcji i okres jej przechowywania
- ustalenie obowiązuje po akceptacji uczestnika
Rezultat
- zapis rozmowy z rozróżnieniem mówiących
- streszczenie z wyodrębnionymi decyzjami i wątkami
- lista zadań z właścicielami przekazana do dalszej pracy
Przebieg procesu
Każdy etap kończy się sprawdzalnym efektem.
Etapy opisują drogę od zgłoszenia do rezultatu. Zakres można ustawić na jednym z nich i rozszerzać go dopiero wtedy, gdy poprzedni działa.
Porozmawiaj o zastosowaniuZapis i transkrypcja
Rozmowa zostaje zapisana i przetworzona na tekst z rozróżnieniem mówiących.
Rezultat etapu: Zapis rozmowy zamiast notatek robionych w trakcie.
Analiza przebiegu
Z zapisu powstaje streszczenie, oznaczone wątki oraz wyodrębnione decyzje i zadania.
Rezultat etapu: Uporządkowany obraz spotkania zamiast surowego zapisu.
Weryfikacja i akceptacja ustaleń
Uczestnicy sprawdzają zapis i potwierdzają ustalenia; dopiero potwierdzone ustalenie obowiązuje.
Rezultat etapu: Ustalenia uzgodnione, a nie wyprowadzone automatycznie.
Przekazanie zadań
Zadania z właścicielami trafiają tam, gdzie zespół prowadzi dalszą pracę.
Rezultat etapu: Rezultat spotkania wchodzi do bieżącej pracy zespołu.
Następny krok
Sprawdź, jak ten proces może działać w Twojej organizacji.
Porozmawiamy o zakresie, danych, integracjach i wymaganiach bezpieczeństwa.